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Voyage d’affaire : trucs et astuces pour sa réussite

Un voyage d’affaire offre aux entrepreneurs une meilleure façon d’explorer de nouvelles opportunités. L’organiser en vue d’un congrès, d’un séminaire ou encore d’une foire à l’étranger constitue un élément essentiel de la réussite d’une entreprise. Afin d’éviter d’éventuels imprévus et de frais en trop pour votre prochain déplacement professionnel, trouvez à travers cet article des trucs et astuces pour vous assurer un voyage d’affaire réussi.

Bien connaitre le terrain avant de partir en voyage d’affaire

D’une ville à une autre ou d’un pays à une autre, il est toujours nécessaire de bien connaitre sa destination avant de s’y rendre. Outre les formulaires d’entrées, les conditions sanitaires et de sécurité, être au courant de la vie pratique et de la coutume du lieu d’accueil est impératif. S’informer sur les langues ou le dialecte de l’endroit, le décalage horaire, les cultures ou encore les interdits par exemple, permettra sans aucun doute au voyageur de bien planifier une meilleure approche et d’éviter des soucis.

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La technologue nous accompagne toujours en voyage d’affaire : Smartphones, tablette, ordinateur portable, projecteur … Pour ne pas endommager ou pour ne pas risquer de ne pas utiliser ses appareils électriques, il est également indispensable de se renseigner sur le type de prise et de courant utilisé dans le pays d’accueil. En effet, si en Europe et en Afrique la tension électrique est en générale de 220 volts pour une fréquence de 50Hz ; à Canada et en Amérique, on parle de 110 volts et 60Hz. Le type de prise varie également d’un pays à un autre et sa forme peut ne pas exister ailleurs. D’où l’utilité d’un bon renseignement avant de partir en voyage d’affaire.
Pour ne rien laisser au hasard, avoir en sa possession les bonnes adresses et les contacts de tous les acteurs nécessaires pour le succès de son séjour peut toujours aider (chauffeur, collègues, hôtel, restaurants, autorités locales, centre de santé, etc.).

La bonne logistique pour le succès du voyage d’affaire

Une bonne organisation est la clé pour un voyage d’affaire réussi. Vous devez donc avoir en votre possession tous les moyens nécessaires à sa réalisation : humains, matériels et surtout du temps. Une bonne logistique devrait donc être envisagée.

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1. Si votre séjour d’affaire est prévu vers une destination d’une langue étrangère :
Vous auriez évidemment besoin d’un interprète pour un voyage d’affaire à l’étranger. Il est important d’en prendre contact en avance pour faire le point, car il va devenir votre coéquipier. Il sera la clé de votre échange auprès de partenaires étrangers. Toutefois, avec un interprète ou non, les locaux apprécient toujours les étrangers qui parlent un peu leurs langues. Internet regorge à cet effet des sites de traductions et de prononciation. Vous pouvez y compter pour apprendre des termes techniques et pratiques comme bonjour, merci ou au revoir. Et pourquoi pas ne pas traduire vos documents d’affaires et vos présentations dans la langue du pays pour remédier à tout imprévu ?

2. Une bonne gestion du temps et de matériels passe par une check-list bien rangée :
Pour ne pas perdre du temps et pour apporter le bon matériel, vous devez avoir une check-list. Il s’agit d’une note/agenda contenant une liste de tous les équipements et des documents nécessaires au déplacement. Elle contient également le lieu et horaire des repas, des rendez-vous d’affaires, les contacts et les bonnes adresses citées dans la précédente partie.

3. Les essentiels dans votre bagage :
Lorsqu’on parle de voyage d’affaire, réunion et repas d’affaire sont souvent au programme. En plus des technologies de communication, les habillements prioritaires donc sont ceux qui respectent le code vestimentaire d’affaires : chic certainement. Certes, les tenues ne font pas le succès d’un séjour professionnel. Permis de séjour, passeport, visa, permis de conduire international, carte bancaire internationale, espèces, carte de visite, rien ne doit être laissé au hasard pour un déplacement professionnel à l’étranger. Les centimes et les petits billets peuvent être utiles pour régler des pourboires ou des frais de taxi en attendant la conversion de vos devises.
Avant de celer votre bagage, n’oubliez surtout pas notre explication sur le type de courants et de prise en dessus. Prévoyez donc un adaptateur ou un convertisseur pour être sûr d’utiliser vos matériels électriques n’importe où.

Voyage d’affaire : L’importance de faire un suivi

Un résultat est toujours espéré au retour d’un voyage d’affaire. Pour pouvoir le faire correctement, le suivi est très important durant et après les activités afin de poursuivre les discussions d’affaires. Bien qu’internet est là, un suivi par téléphone offre plus de chances d’obtenir un résultat que d’envoyer un message électronique. Si vous avez par exemple un contretemps pour votre prochaine rencontre, prévenir par téléphone est plus pratique et plus rapide au lieu d’envoyer un mail. Le contact oral assure une bonne entente en affaires.
Il est ainsi très important de respecter, d’écouter et de relancer ses contacts pour tout atteint d’un objectif.

Voyage d’affaire : s’offrir un moment de détente

Bien que le but d’un voyage d’affaire soit purement professionnel, se détendre est jugé utile par les hommes d’affaires. C’est une belle occasion de faire de visites touristiques, de prendre des photos et de s’amuser avec ses collègues et ses partenaires d’affaires. D’ailleurs, offrir un temps de détente à soi ou à ses collègues durant un séjour professionnel garantit un retour au bureau dans un esprit positif et frais. À noter que dans la plupart de cas, les employés en déplacement qui n’ont pas droit à un moment de pause et de relâche en veulent souvent à leurs supérieurs. Alors, évitez cette rancœur et relâchez-vous si vous en aviez le temps !

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